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Fatturazione elettronica e certificazioni online: percorso a ostacoli tra decreti e nuove opportunità per l’incasso dei crediti dalla Pubblica Amministrazione

Rapida disamina delle norme varate dal Parlamento Italiano negli ultimi 2 anni grazie alle quali si possono - in teoria - ridurre i ritardi dei pagamenti delle aziende del comparto pubblico

Pastore-Riccardodi Riccardo Pastore, Southern Europe Head of Working Capital Optimization Practice di Lowndalmasai

Sebbene i cambiamenti introdotti dal Parlamento italiano per i pagamenti da parte della Pubblica Amministrazione derivino in parte dall’obbligo di recepire le normative europee in materia, appare evidente che il nostro sistema pubblico stia anche cercando propositivamente di migliorare in maniera strutturale le relazioni di fornitura con i soggetti privati.

A tale scopo, sono stati emanati diversi decreti legge (DL 55, DL 35, DM “certificazioni”, Decreto 192). Non tutti questi decreti hanno però fornito risposte certe ai fornitori dello Stato e indicato chiaramente la via da percorrere per mettere “in sicurezza” il credito nei confronti degli enti pubblici. Proviamo quindi a fare un po’ d’ordine.

Fatturazione elettronica per obbligo

La normativa più rivoluzionaria, almeno nel contesto italiano caratterizzato da una continua rincorsa alle best practice, è quella relativa alla fatturazione elettronica. Con il decreto n. 55, entrato in vigore il 6 giugno 2013, si impone l’obbligo di utilizzo della fatturazione elettronica, l’invio per posta certificata (PEC) e l’archiviazione elettronica delle fatture, per tutte le aziende che forniscono la PA e il SSN.

Nella sostanza le fatture a tendere dovranno essere inviate in forma elettronica per posta certificata sulla piattaforma gestita dall’Agenzia delle Entrate (Sistema di Interscambio SDI) in formato xml, tale piattaforma fungerà da tramite ai fini dello scambio delle fatture elettroniche tra PA e imprese fornitrici; le imprese che non si adegueranno non vedranno le loro fatture liquidate. Tale passaggio avverrà in modalità progressiva: a partire dal 6 giugno 2014 si inizierà con le PA (Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale) e dal 6 giugno 2015 il decreto si estenderà a tutte le altre amministrazioni pubbliche (come individuate nell’elenco ISTAT, fra cui le aziende sanitarie locali, le aziende ospedaliere, le aziende ospedaliero-universitarie, ecc…).

A partire da queste date i soggetti coinvolti non potranno accettare fatture non trasmesse in via elettronica. I fornitori del sistema pubblico dovranno quindi intraprendere un percorso di adeguamento dei propri processi e sistemi informativi, individuando e implementando la soluzione migliore, e bilanciando costi e benefici tra le differenti opzioni presenti sul mercato (EDI, stampanti virtuali, ..).

Non esiste una strada unica, per cui diventa necessario svolgere una corretta valutazione di costi, tempistiche, disponibilità delle risorse umane, volumi di fatture vs la PA, ecc.. Un percorso che può beneficiare del supporto di consulenti specializzati o addirittura prevedere il ricorso a forme di outsourcing (Ex. Art. 5.1).

Per le PMI saranno messi a disposizione strumenti informatici gratuiti abilitanti al Mercato Elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) e finalizzati alla generazione delle fatture nel formato previsto dal Sistema di interscambio, alla conservazione delle stesse e alla comunicazione con detto Sistema.

Nuovi termini di pagamento

Se da un lato questo cambiamento radicale porterà a una migliore relazione con gli Enti Pubblici (banalmente non potrà più essere risposto “non abbiamo ricevuto la fattura” oppure “la fattura deve essere ancora protocollata”), dall’altro non risolve il problema dei ritardati pagamenti.

Il decreto 192 ha sì portato i termini a 30 giorni (con deroghe a 60), ma nella sostanza ha di fatto solo anticipato il diritto a emettere fattura per interessi di mora, modificando i tempi di incasso complessivi solo marginalmente.

A rafforzare l’efficacia del decreto 192 hanno contribuito il DM Certificazioni del giugno 2012 e il DL 35 del giugno 2013. Il primo prevede la necessità di certificazione del credito attraverso il PCC (portale certificazione crediti) predisposto dal MEF, il secondo disciplina l’immissione di liquidità extra nel biennio 2013-2014 (circa 40 miliardi di Euro) per liquidare le posizioni scadute rispettivamente al 31 dicembre 2012 e 31 dicembre 2013.

Il DL 35, convertito in legge N64 nel giugno 2013, integra e innova il DM Certificazioni del 25 Giugno 2012, spostando l’onere della certificazione su debitore pubblico. Tuttavia, la ancora scarsa efficienza del sistema pubblico, unito alla limitazione del DL 35 all’immissione di liquidità extra nel biennio 2013-2014, suggerisce la permanenza in validità delle indicazioni del DM Certificazioni ai fini della certificazione e liquidabilità del credito.

Le normative di cui sopra sottolineano in via definitiva l’obbligatorietà della certificazione, perseguibile quindi attraverso una strategia basata sull’utilizzo contemporaneo delle due procedure. Rimane tuttavia innegabile che la certificazione, formalmente imposta ora alla PA debitrice, resti nella sostanza onere della parte creditrice ai fini della ricezione del pagamento e della possibilità di cedere il credito a istituti di factoring.

Punti oscuri da approfondire 

In conclusione, il nuovo quadro normativo complessivo non risulta sufficientemente trasparente e molti CFO, responsabili amministrativi e credit manager di aziende italiane stanno di fatto navigando a vista in attesa di ricevere chiare istruzioni sulla via da intraprendere. La convinzione è certamente quella che il rapporto fornitori vs pubblica amministrazione stia cambiando, e che le aziende debbano attrezzarsi per cogliere le opportunità che ne derivano.

I capisaldi di tale rapporto saranno senza dubbio l’automazione dello scambio dei flussi informativi (fatture e pagamenti) e la progressiva obbligatorietà della certificazione del credito, da gestire internamente o attraverso operatori specializzati. Tali elementi necessariamente impatteranno sull’organizzazione, sui sistemi e soprattutto sui processi aziendali: l’ottimizzazione degli incassi non vedrà focalizzati gli sforzi principalmente sull’attività di collection, come storicamente accaduto, ma dovrà ampliare lo scope sull’efficientamento dell’intero ciclo attivo, rivedendo soprattutto i processi di gestione contratti, fatturazione e gestione delle contestazioni.

Nel concreto cosa fare? Innanzitutto, smettere di pensare all’area amministrazione vendite (fatturazione e gestione clienti), di fatto quella interessata dalle nuove normative, come a un mero centro di costo, ma bensì ripensarla come una funzione in grado di portare valore all’azienda.

Il primo passo per cambiare approccio potrebbe essere quello di effettuare un diagnostico del ciclo attivo teso all’individuazione delle aree di miglioramento, alla revisione dei processi (organizzazione e sistemi) e, ultima ma forse più importante, alla definizione di una corretta strategia di make or buy.

Ricorrere all’outsourcing specializzato può essere la chiave per ottenere risultati rapidi e superare l’ormai cronico problema della scarsità di risorse interne, frutto di anni di ristrutturazioni aziendali. Ottimizzare per tornare a crescere e soprattutto non rimanere indietro, tenendo comunque sempre presente che la “coperta” della liquidità pubblica rimane e rimarrà ancora per diverso tempo corta: chi prima saprà adeguarsi al nuovo scenario, maggiormente trarrà i benefici dallo stesso.

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