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e-Governement: con Riuso, Integrazione Banche Dati, Cloud la PA potrebbe fare molto, con poco!

I dati dell'Osservatorio eGovernment del Politecnico di Milano indicano che solo lo 0,6% degli Enti Locali gestisce in digitale le attività relative alle multe, l'1% di quelle dello Sportello Unico Attività Produttive, mentre più della metà non hanno ancora adottato servizi di pagamento multicanale. L'eGovernment in Italia è ancora frammentario, frenato dalla scarsità di risorse e di una regia complessiva.

Dalla sola digitalizzazione dei processi di gestione delle multe, i Comuni potrebbero conseguire circa 105 milioni di euro l’anno, mentre 270 milioni di euro l’anno potrebbero arrivare agendo sugli Sportelli Unici delle Attività Produttive. Attualmente, solo lo 0,6% degli Enti Locali gestisce in modalità digitale le attività inerenti i processi sanzionatori e circa l’1% quelle dello Sportello Unico. Altri consistenti risparmi - anche del 50% - si avrebbero, ad esempio, gestendo in modo condiviso l'ICT dei Comuni, cosa che in Italia appare sempre difficile per la lunghezza dei processi e la mancanza di infrastrutture, competenze, interesse.

Con l’integrazione delle banche dati si potrebbero inoltre garantire migliori servizi a cittadini e imprese, ma la metà degli Enti si affida ancora al formato cartaceo a causa della difficoltà a interagire con gli altri soggetti pubblici. Nella PA le tecnologie di virtualizzazione sono diffuse più che nel privato, ma l'utilizzo del Cloud Computing non supera il 10% dello scambio dei dati nei casi più virtuosi.

Lo stesso “riuso” di applicazioni, componenti, competenze, potrebbe dare consistenti risultati, ma questo non decolla per la mancanza di una panoramica completa sull’offerta di prodotti riutilizzabili, per la difficoltà nel matching fra chi cede e chi riutilizza, per l'assenza di tempo e personale disponibile da dedicare. E la comunicazione su Web della Pubblica Amministrazione risulta ancora poco sviluppata.

Giuliano NociQuesti sono i dati principali che emergono dalla ricerca dell'Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano (www.osservatori.net): “La Ricerca mostra chiaramente come in Italia oggi la diffusione dell'eGovernment si presenti frammentaria, con esperienze virtuose che si affiancano a situazioni di grave ritardo - afferma Giuliano Noci, Responsabile Scientifico dell'Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano - In una condizione di sempre minori risorse economiche a disposizione, è necessario trovare modelli organizzativi ed economici che rendano l’innovazione capace di trovare il proprio sostentamento. E' urgente una governance dell'innovazione della Pubblica Amministrazione”.

La Ricerca rileva che ai Comuni servirebbe disporre di un ruolo di coordinamento e di indirizzo, magari svolto dalle Regioni. Cosa richiesta anche dagli Enti Locali specie nell'ambito di una regia di gestione dell’innovazione a livello nazionale.

Oggi, grazie alla recente costituzione della dell'Agenzia per l'Italia Digitale, sembrano emergere le condizioni di contesto perché si affermi un sistema integrato di Governance dell'innovazione – prosegue Giuliano Noci – su tre livelli: centrale, di indirizzo e definizione delle macro-strategie, incardinato nell'agenzia; territoriale, per il raggiungimento di economie da massa critica, imperniato sulle Regioni; infine locale, per la gestione dei servizi di consulenza ai singoli Comuni, costituito da centri servizi e/o consorzi di Enti”.

I freni all'eGovenance nella PA

A frenare l’introduzione e la gestione del cambiamento nella Pubblica Amministrazione sono soprattutto i vincoli di spesa imposti dal Patto di Stabilità (per l'82% degli enti locali), la mancanza di adeguate risorse, economiche (78%) o di personale (68%), l’inadeguatezza o il disallineamento delle soluzioni con la normativa (51%), la difficoltà di coordinamento con altri soggetti, sia interni all’Ente (63%) che esterni (Ministeri e loro Agenzie 67%), altri Comuni (57%) o Regioni (46%).

Tuttavia, gli Enti stanno organizzandosi per gestire i processi di cambiamento: il 72% dichiara di disporre già di un’unità organizzativa dedicata alla gestione dell’innovazione, il rimanente 28% ha affidato tale funzione alla struttura sistemi informativi o agli affari generali. Le difficoltà da superare sono in ogni caso molte, specie per la mancanza di adeguato commitment politico e per l'eccessiva frammentazione dei compiti in mancanza di un chiaro ruolo dei diversi livelli istituzionali.

I benefici della digitalizzazione

I benefici derivanti dalla digitalizzazione sono misurabili sia in base ai risparmi che generano, ma anche in termini di qualità ed efficienza nella gestione dei processi. In particolare, presumendo di raggiungere un livello ottimale di digitalizzazione, i Comuni italiani potrebbero ottenere benefici diretti dell’ordine di 55 milioni di Euro annui e 1.600 FTE (full-time equivalent, risparmio di tempo-uomo associato all’espletamento delle diverse attività), per un controvalore complessivo di circa 105 milioni di euro all’anno.

Per quanto riguarda la gestione delle pratiche di Sportelli Unici delle Attività Produttive i benefici sarebbero differenti a seconda della tipologia di pratiche da gestire e al numero di Enti coinvolti: fino a 6,8 milioni di euro annui e 3.000 FTE per le segnalazioni certificate (SCIA) in ambito terziario, fino a 5 milioni e 2.800 FTE per quelle in ambito edilizio e 3,6 milioni e 2.400 FTE per le pratiche di permesso di costruire, per un controvalore complessivo di circa 270 milioni di euro all’anno.

Ma a che punto sono gli Enti locali?

Solo lo 0,6% gestisce in modalità digitale la totalità delle attività legate alle multe. Nel dettaglio, l’80% utilizza un sistema informatico per la registrazione delle infrazioni, ma solo il 60% effettua le verifiche con il Ministero dei Trasporti tramite soluzioni informatizzate. Ed è notevolmente inferiore la diffusione di soluzioni digitali nelle fasi successive: il 28% usa un sistema informativo per la verifica dei pagamenti e il 12% invia le pratiche al notificatore in formato digitale. Solo il 2,2% ha sperimentato l’invio diretto della notifica al cittadino tramite posta elettronica certificata. Ma la fase del processo meno digitalizzata è la gestione dei ricorsi: appena il 16% ha attivato una comunicazione elettronica con il Prefetto e il 5,3% con il Giudice di Pace.

Per quanto riguarda le attività dello Sportello Unico, complessivamente, solo l’1% degli Enti Locali afferma di gestirle in modalità digitale. Nel dettaglio, il 60% dispone di una piattaforma telematica, il 37% adotta soluzioni per la conservazione sostitutiva delle pratiche e il 35% gestisce il back office in modalità digitale. La digitalizzazione della modalità di gestione dei rapporti con gli Enti Terzi riguarda il 10% e solo il 4% conduce conferenze dei servizi in modalità digitale.

Il riuso, tutto ancora da inventare

Per il futuro dell’eGovernment è centrale il ruolo il “riuso”, la possibilità di rendere fruibili gratuitamente progetti di successo ad altri enti, adattandoli alle specifiche esigenze. “Ma questa è un'opportunità che non decolla - spiega Michele Benedetti, Responsabile della Ricerca dell'Osservatorio eGovernment della School of Management del Politecnico di Milano - a causa soprattutto della mancanza di una panoramica completa sull’offerta di prodotti a riuso, della difficoltà di fare incontrare le esigenze degli enti riusatori e la possibile soluzione del cedente, dalla mancanza di disponibilità di tempo e di personale da dedicare alla diffusione dei propri applicativi”. 

Pur esistendo già un catalogo del riuso a cui gli Enti possono attingere, questo non prevede alcun tipo di qualificazione dei progetti iscritti: ”Sarebbe importante che venisse definito un sistema di classificazione dei progetti, in termini di qualità e livello di riusabilità – chiarisce Benedetti - E potrebbe essere utile la definizione di meccanismi amministrativi e incentivi adeguati per l'Ente che mette a riuso il progetto”. 

La PA non sembra totalmente disinteressata al riuso. Già oggi, nella scelta di possibili soluzioni ICT, il 42% degli Enti prende sempre in considerazione soluzioni implementate da altre realtà, il 24% lo fa in casi specifici e solo il 34% non lo fa mai. I vantaggi per chi sceglie il riuso sono molti: maggior rispondenza alle esigenze, minori costi, semplificazione dei processi di affidamento e riduzione dei tempi di introduzione della soluzione. Oggi però mancano ancora alcuni presupposti perché la procedura di diffusione delle buone pratiche applicative, così come indicato dall’Agenda Digitale, possa diventare una consuetudine.

Gestione associata dell'ICT

Le forme associative per la gestione delle funzioni e dei servizi ICT, dove sono riuscite a consolidarsi con Comuni dello stesso bacino territoriale, hanno mostrato quasi sempre un livello alto di soddisfazione, portando a una diminuzione dei costi complessivi pari anche al 50% grazie alle economie di scala messe in atto. 

Tutti i casi esaminati dalla Ricerca 2012 dell’Osservatorio eGovernment hanno evidenziato però come queste iniziative siano maturate solo dopo processi lunghi e non semplici da gestire, a causa di numerose criticità di vario tipo, sia problemi di infrastrutture, che carenze formative del personale, che ostacoli di governance.

Integrazione delle banche dati

Se le banche dati della Pubblica Amministrazione (un enorme patrimonio informativo frammentato su più di 14.000 Enti) venissero integrate, si garantirebbe una maggiore accuratezza dei dati, con un’automazione delle verifiche sulle dichiarazioni dei cittadini e un accesso più agevole ad elementi di supporto decisionale, ma anche un aumento della produttività. Vantaggi che si riverbererebbero sulla migliore qualità nei servizi offerti ai cittadini e alle imprese.

Gli Enti però fino ad ora si sono focalizzati soprattutto sulle integrazioni al loro interno: il 63,9% ha attivato progetti per l’integrazione delle banche dati gestite internamente, contro il 37,1% di quelle gestite da altri Enti, sia pubblici che privati. E la strada verso la condivisione e l’integrazione dei dati digitali appare ancora lunga: solo il 29,6% degli Enti ha dichiarato di voler avviare, nei prossimi mesi, progetti di integrazione.

Gli ostacoli sono in parte legati alle soluzioni tecnologiche, ma soprattutto alla difficoltà a interagire con gli altri Enti coinvolti nei processi di lavoro. “Per i problemi di natura tecnologica una possibile soluzione potrebbe arrivare, ancora una volta, da un maggior ricorso a soluzioni open source o a riuso - osserva Benedetti - mentre le difficoltà di relazione si potrebbero superare con un approccio sistemico, governato da una regia”.

PA e Cloud Computing

Nella PA le tecnologie di virtualizzazione sono diffuse ben oltre il privato (75% contro il 56% delle grandi imprese), ma il settore pubblico è ancora molto restio all’utilizzo del cloud computing. Una soluzione adottata solo in pochi ambiti, in particolare in quei settori che trattano dati meno sensibili o tradizionalmente più evoluti tecnologicamente (affari generali, gestione acquisti, cultura e formazione, ragioneria) non superando comunque il 10% dello scambio dei dati.

Le ragioni principali di questa disaffezione verso il cloud sono una normativa apparentemente ancora non pronta, la difesa degli investimenti pregressi e, per i piccoli comuni, il timore di un’eventuale discontinuità dell’erogazione del servizio, legata anche all’inadeguatezza delle infrastrutture di rete.

Pagamenti multicanale, questi sconosciuti!

La digitalizzazione dei servizi di pagamento rappresenta ancora un tallone d’Achille. Gli Enti continuano a muoversi autonomamente, studiando e implementando le migliori soluzioni possibili in base alle proprie competenze, alle risorse a disposizione e al contesto in cui operano. Solo il 19% degli Enti locali e delle Regioni adotta diffusamente soluzioni di pagamento multicanale e il 27% lo fa in modo sperimentale, mentre una buona parte degli Enti locali (24%) sta ancora valutando se adottarli o non ha neanche preso in considerazione il problema (30%). Le criticità sono le difficoltà nella gestione del processo di adozione, i lunghi dei tempi di implementazione, gli alti costi delle soluzioni e le difficoltà di utilizzo.

L'indagine dell'Osservatorio eGovernment in collaborazione con Doxa su 1000 cittadini evidenzia come spesso il cittadino provi a utilizzare il canale internet anche per interagire con la PA non trovando però ciò che cerca o trovando qualcosa che non corrisponde ai propri desiderata. Inoltre, non tutti i cittadini sono propensi a utilizzare allo stesso modo i diversi canali. “Appare sempre più chiaro – dice Michele Benedetti - come il superamento del gap tra offerta e utilizzo dei servizi innovativi della PA possa essere colmato solo con un approccio di marketing rivolto alla soddisfazione dei bisogni della propria utenza”.

La Ricerca 2012-13 è stata realizzata con il supporto del Consorzio CBI e Banca Intesa Sanpaolo/Infogroup e in collaborazione con ANCI, Blogmeter, CISIS, Doxa, Agenzia per l’Italia Digitale, eContent Award, Retecamere e UPI. Si è basata sulle seguenti metodologie empiriche: più di 40 casi costruiti attraverso interviste dirette a Dirigenti di Regioni ed Enti Locali; 6 survey cui hanno risposto più di 3.500 dirigenti di Comuni, Province e Regioni; 2 indagini CATI rivolte all’utenza (1.000 imprese e 1.000 cittadini), in collaborazione con Doxa e Retecamere; analisi del sentiment dei social networks (2.246 fonti, 12.000 post) e Facebook and Twitter analysis su 110 Comuni e 20 Regioni, in collaborazione con Blogmeter.

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