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Opportunità e metodologie per introdurre l’e-invoicing in azienda

Per la società di ricerca Quocirca, il costo di gestione di una fattura cartacea va da 8 a 10 Euro. La fatturazione elettronica consente di ridurne i costi anche del 70%.

Secondo i dati pubblicati dalla società di ricerca Quocirca, il costo per la gestione di una fattura cartacea può andare dagli 8 ai 10 euro. Con la fatturazione elettronica questi costi possono essere ridotti anche del 70%, migliorando nel contempo l’efficacia dei processi amministrativi ed eliminando un gran numero di operazioni manuali.

Le aziende che intendono passare all’e-Invoicing debbono però pianificare un percorso di adozione graduale, procedendo per passi e mantenendo in un primo momento un contesto ibrido cartaceo-digitale. Tuttavia, nonostante le inefficienze che derivano dai processi basati su documenti cartacei siano note alle aziende, la maggior parte delle fatture viene ancora gestito in formato cartaceo: nel 2010 in Europa solo il 10% del totale delle fatture (30 miliardi) è stato inviato in formato elettronico. Infatti, stando al Process Efficiency Index pubblicato da Ricoh, il 42.5% delle informazioni critiche per le aziende viene archiviato esclusivamente in formato cartaceo.

I processi di fatturazione contribuiscono ad alzare la percentuale di questa statistica essendo per la maggior parte gestiti mediante attività manuali. Solo nel 22% delle aziende del campione vengono implementati workflow automatizzati.

La maggior parte delle aziende europee concorda poi sul fatto che i processi documentali critici possano essere notevolmente ottimizzati, ottenendo benefici in termini di migliore condivisione delle informazioni, maggiore sicurezza delle stesse e incremento della produttività.

I costi e le inefficienze

Dall’Index sono emersi i rischi e le inefficienze che derivano da una gestione manuale dei documenti e dei processi, inclusi quelli per la fatturazione.

L’Index ha messo in evidenza come i dipendenti responsabili dei processi documentali critici impieghino ogni anno per la loro gestione circa 362 milioni di ore del loro tempo, il che corrisponde a un costo complessivo pari a 147 miliardi di euro.

Per quanto riguarda le fatture, Quocirca stima che il costo per la gestione di una fattura cartacea, quindi mediante attività manuali, possa andare dagli 8 ai 10 euro per fattura , costi quindi non trascurabili se si considerano i volumi di documenti cartacei che le aziende gestiscono ogni giorno.

Quocirca sostiene quindi che la fatturazione elettronica migliorerebbe l’efficienza del business, consentendo di ridurre i costi per la gestione delle fatture fino al 70% . I benefici sono legati all’eliminazione dei costi diretti per la spedizione delle fatture (carta, stampa, spese postali) e alla riduzione di quelli connessi al trattamento delle stesse (ricezione, gestione, approvazione).

L’e-invoicing velocizza poi i tempi di riconciliazione delle fatture, consente di tracciare i processi (solo il 39% del campione della ricerca è in grado di farlo) e di eliminare le attività manuali a basso valore aggiunto. Inoltre, la gestione elettronica delle fatture (e degli altri documenti aziendali) aumenta la sicurezza delle informazioni e riduce l’impatto sull’ambiente.

Una Agenda per la digitalizzazione

I driver descritti stanno aumentando l’adozione della fatturazione elettronica in tutte le aziende. Nel 2011 circa 5 milioni di aziende di tutta Europa invieranno oppure riceveranno fatture elettroniche .

Per favorire l’e-invoicing e lo sviluppo di un mercato “digitale” unico a livello europeo, la Commissione Europea sta rivedendo la direttiva europea sulla firma elettronica. Questa iniziativa fa parte dell’Agenda Digitale Europea che punta sull’e-invoicing e fissa al 2020 la data entro cui la modalità di fatturazione prevalente dovrà essere quella elettronica. Tra gli aspetti definiti come prioritari dall’Agenda Digitale vi sono la creazione di un quadro giuridico coerente e di uno standard comune per la fatturazione elettronica.

Un network per le imprese

Oggi il mercato si caratterizza per la presenza di soluzioni per la fatturazione elettronica sia on-premise che erogate in modalità SaaS, la maggior parte delle quali si integrano con i sistemi ERP già presenti in azienda e rispondono ai requisiti normativi dei differenti paesi. I network per lo scambio delle fatture stanno diventando sempre più diffusi per cui l’invio e la ricezione della fattura – indipendentemente dallo standard utilizzato – avviene mediante il portale di un service provider. Per cui un fornitore, una volta iscritto al portale, può inviare le fatture elettroniche a tutti i clienti che fanno parte del network. Questi portali, che richiedono l’iscrizione sia del fornitore che del cliente, sono utilizzati da aziende di grandi dimensioni. Le imprese più piccole preferiscono invece continuare a gestire le fatture in maniera tradizionale, anche perché faticano a giustificare il costo di iscrizione al portale. L’attuale contesto competitivo le porta però a rivedere questo approccio per stare al passo con le esigenze dei clienti che richiedono fatture erogate in modalità elettronica.

Un possible approccio

Dal momento che l’e-invoicing richiede l’adozione di soluzioni da parte di tutta la supply-chain un approccio ‘big-bang’ non è pensabile. Di conseguenza, per le aziende è opportuno migrare alla fatturazione elettronica in maniera graduale, mantenendo in un primo momento un approccio ibrido in cui convivono fatture elettroniche e fatture cartacee.

I Service Provider in questo ambito si occupano della gestione dell’intero processo, dall’acquisizione delle fatture passive in qualsiasi formato e da qualsiasi fonte (cartaceo, xml, EDI, e-mail…), all’invio delle fatture attive dal formato richiesto dal cliente. Il software viene sviluppato, aggiornato e mantenuto dal provider e il cliente paga in modalità pay-per-use; questo consente una significativa riduzione dei costi.

Non essendoci restrizioni riguardanti il formato della fattura, anche le aziende di piccole e medie dimensioni possono cogliere i benefici dell’e-invoicing e ampliare i potenziali clienti e fornitori, specialmente quelli di grandi dimensioni che preferiscono lavorare con imprese che garantiscono fatture elettroniche.

L’e-invoicing rappresenta un fattore chiave per le organizzazioni che vogliono aumentare l’efficienza dei processi e ridurre i costi, come ha fatto un’azienda produttrice di abbigliamento sportivo grazie alla soluzione e-invoicing di Ricoh gestita in outsourcing.

La società produceva 4.5 milioni di fatture cartacee all’anno che diventeranno interamente elettroniche entro i prossimi tre anni.

L’azienda ha scelto di migrare al digitale in maniera graduale per cui le fatture vengono caricate su un portale per la visualizzazione on line da parte del cliente oppure stampate e inviate mediante i mezzi tradizionali.

Il numero delle fatture cartacee gestite da Ricoh sarà ridotto a 3.6 milioni all’anno con un risparmio di 3 milioni di euro.

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