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Smartworking: gestire il team di lavoro

Suggerimenti per coordinare in modo efficace le attività del proprio gruppo di lavoro convertito allo smartworking

Patrizia Turri, Global Vice President Human Resources di Jobrapido

Patrizia TurriL'adozione dello Smartworking che in questi ha subito una consistente accelerazione data dalla crisi indotta dal Coronavirus ha una serie di implicazioni su vari fronti: occorre dotarsi di tecnologie per il coordinamento delle attività e la condivisione delle informazioni tra tutto il personale, ha bisogno di buone linee di trasmissione dati, di formazione per il personale e anche, in alcuni casi, di una profonda revisione dei contratti e dei rapprti di lavoro. Si pensi, ad esempio, a tutti coloro i quali hanno parte della propria remunerazione collegata al raggiungimento di obiettivi che in molti casi sono assolutamente impensabili.

Al di là di questi elementi ce ne sono alcuni molto critici che riguardano la gestione dei gruppi di lavoro - siano essi team di progetto, uffici o unità specializzate - da parte dei team-leader, dei capi, dei direttori. Ad esempio, dal momento che non si condividono più gli uffici, gli spazi di lavoro con un continuo scambio di informazioni destrutturato e informale, occorre riorganizzarsi operativamente non solo per non perdere in produttività, ma guadagnandone cosi come consente lo smartworking .

Piccole e medie imprese sulla scia delle grandi per approfittare dei vantaggi dello smartworking

In realtà, anche per il mercato italiano lo smartworking non costituisce una novità, sebbene nel nostro Paese, prima dell’attuale momento critico era un modello praticato unicamente da un modesto numero di aziende, per lo più grandi multinazionali. Da queste esperienza si possono trarre numerosi insegnamenti così che seguendone le tracce si possono assicurare in tempi rapidi consistenti incrementi di efficienza e di efficacia per tutti i team di lavoro senza risultare penalizzati a lungo dai cambiamenti di abitudini consolidatesi nel tempo quali la condivisione di strumenti e luoghi fisici, il “privilegio” di guardarsi in faccia.

Lavorando a livello mondiale con un gran numero di imprese, in Jobrapido, che ha realizzato una piattaforma che ha rivoluzionato il modo di fare selezione del personale operando nell’online recruitment, conosciamo da vicino le più innovative pratiche per lo smartworking. Grazie ai suggerimenti e alle esperienze maturare da un gran numero di HR Manager (Human Resources e Direttori del personale) di aziende nostre clienti, siamo in grado di proporre un decalogo che serva da guida rapida per chiunque intenda affrontare l'adozione dello smartworking all'interno della propria azienda.

Il decalogo dello Smart Working Team Leader

  1. Assegnare obiettivi e priorità chiari: la chiarezza di obiettivi e priorità, già di per sé fondamentale nella gestione di qualsiasi attività, assume ancor più rilevanza quando si lavora da remoto. È dunque necessario dedicare a ogni membro del team il tempo necessario a chiarire quali siano le sue responsabilità, dargli modo di esprimere dubbi, fare domande, in modo che tutti siano informati e allineati.
  2. Pianificare con regolarità conference call e video call: nel lavorare da remoto è vitale comunicare con frequenza e regolarità. Aiuterà tutti a restare allineati, verificare lo stato di avanzamento dei progetti e delle attività e il rispetto delle tempistiche. Per questo è importante la puntualità ed è importante evitare che siano rimandate. Condividere un’agenda dei punti da affrontare aiuterà a rendere l’incontro virtuale più efficace e produttivo.
  3. Mantenere aperti diversi canali di comunicazione: al di là degli incontri pianificati, è importante essere disponibili per il proprio team al bisogno e incoraggiare le interazioni. Sarà così più facile sciogliere velocemente dubbi, evitare perdite di tempo e cogliere spunti innovativi. Condividere una piattaforma di messaggistica istantanea può rivelarsi una scelta vincente.
  4. Chiarire le aspettative: ad ogni membro del team deve essere chiaro cosa ci sia aspetta da lei\lui, in che tempi e secondo quali standard qualitativi. Così potrà perfomare come necessario e assumersi le proprie responsabilità.
  5. Garantire la disponibilità di strumenti di lavoro adatti, affidabili ed efficienti: gli strumenti sono particolarmente importanti quando si lavora da remoto, perché consentono di organizzare meglio il team e mantenere tutti aggiornati e allineati. Un team di lavoro remoto veramente efficace necessita di strumenti per la condivisione di file, di una piattaforma di messaggistica istantanea, di tool per la condivisione degli schermi, di software di monitoraggio del tempo, per la gestione dei progetti e di tutti gli strumenti e le risorse specifiche per il proprio settore.
  6. Assicurarsi che ogni membro del team sia a proprio agio: assicurarsi che un lavoratore da remoto sia a proprio agio in questa situazione aiuterà lui a performare al meglio e il team a portare avanti con successo il progetto. Alcune personalità hanno necessità di interazione sociale per sentirsi ispirati e motivati. In questi casi può essere utile dedicare al lavoratore del tempo al telefono o in video conferenza. Lo aiuterà a sentirsi parte integrante del team e a costruire un rapporto più personale con il team leader.
  7. Rispondere rapidamente alle richieste di supporto: essere pronti a dare supporto quando sorgono problemi è una priorità sempre ad ancora di più quando si gestisce un team da remoto. Tra i problemi più comuni, e purtroppo anche tra quelli più frustranti che possano capitare, spiccano quelli legati alle risorse IT: posta elettronica bloccata, difficoltà di accesso alla rete aziendale o con i sistemi di file sharing… Se non c'è nessuno disponibile ad aiutare i membri del team in questi frangenti, l’impatto pratico e psicologico può rivelarsi pesante.
  8. Tenere aggiornata la documentazione dei processi: la documentazione di processo è di primaria importanza per il completamento di attività e progetti comuni. Mantenere questi documenti aggiornati e renderli di facile comprensione assicura un significativo risparmio di tempo e di risorse, oltre a rivelarsi particolarmente utile per i membri meno esperti del team o da poco entranti in azienda.
  9. Promuovere un buon clima tra le persone, sia a livello di sigoli individui che di tutta la squadra: promuovere una cultura di squadra basata sul rispetto e la fiducia reciproci è fondamentale. Valorizzate i componenti del team, non mancate di sottolineare il buon lavoro svolto e l’importanza delle sinergie che si vengono a creare. Mantenere i membri dei team remoti aggiornati su ciò che accade in azienda o in altri team aiuta a creare senso di identità e appartenenza. Il ruolo del coordinatore deve essere più simile a quello di un allenatore, che di quello di capo.
  10. Dare feedback e riconoscere i meriti: avere un sistema di valutazione delle performance strutturato aiuterà chi lavora da remoto a comprendere bene i propri punti di forza e le aree da migliorare. Performance review personali, su base mensili, possono rivelarsi un importante stimolo per chi lavora da remoto, specie se accompagnate da un piano di crescita professionale chiaro e basato su risultati misurabili.

Fondata nel 2006, Jobrapido conta ora ogni mese oltre 25 milioni di posizioni di lavore apert, 55 milioni di visite mensili e oltre 90 milioni di utenti registrati in tutto il mondo. Dal proprio headquarter di Milano, Jobrapido è presente in 58 Paesi del mondo.

Ultima modifica ilMartedì, 31 Marzo 2020 11:49

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