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Smartworking: i consigli per chi inizia e per pensare oltre l’emergenza

Da Citrix una serie di indicazioni dettate dall'esperienza in anni di gestione di postazioni di lavoro in remoto

Alexandre Le Coq, Citrix

Alexandre Le Coq Uno dei primi passi verso la Digital Transformation, divenuto estremamente popolare e prioritario in seguito alla crisi generata dal COVID-19, sta nel consentire ai dipendenti di ogni organizzazione di lavorare da remoto.

L’Italia sconta senza dubbio un problema culturale relativo allo Smart Working, che ne ha rallentato fino a ora una diffusione massiccia. Oggi, però, si pone come una soluzione spesso necessaria ma, se una persona non è abituata a farlo, può non essere facile, soprattutto all’inizio. Crediamo quindi che alcuni consigli – qualcuno più decisamente pratico, altri più generali - possano essere utili in questo momento per aiutare chi lavora a gestire spazi e tempi nel modo migliore

1. Pensare in termini di risultati tangibili, abbandonando il concetto di "orario di lavoro"

Affinché lo smartworking divenga regola anche dopo che la pandemia generata dal Corona Virus sarà solo un ricordo, è necessario tenere traccia e dimostrare alla propria organizzazione i risultati prodotti, se possibile facendo anche delle comparazioni con la realtà precedente. La comunicazione con l’azienda in questa fase è molto importante: fare smartworking non significa diventare invisibili!

2. Trasparenza

Un’altra cosa molto importante è senza dubbio la trasparenza nei confronti di colleghi e superiori sugli accorgimenti che vengono messi in atto per mantenere o addirittura accrescere la produttività. Questo percorso potrà comportare naturalmente degli errori, alcune cose funzioneranno, altre meno, ma varrà la pena continuare a sperimentare e a condividere nuovi approcci.

3. Riorganizzare gli spazi, dedicandone una parte alla postazione di lavoro

Essere un lavoratore da remoto produttivo richiede disciplina, soprattutto nel momento in cui si vuole dimostrare di essere in grado di adottare questa modalità di lavoro non soltanto nelle situazioni di emergenza, ma sempre o quasi.

Una delle cose migliori è creare una divisione netta tra la “modalità lavoro” e “modalità casa.” Questo vuol dire riservare una piccola area della casa alla nuova postazione di lavoro. Una volta individuatala, prima di renderla operativa occorre collaudarne le connessioni: la velocità di trasmissione dei dati, la qualità delle comunicazioni e delle videoconferenze, usando tecnologie quali il Sound Test di Skype, quelli di Whatsapp o del sistema che si utilizzerà nel futuro. Bisogna evitare fastidiosi riflessi sullo schermo, curare lo sfondo delle riprese, evitare fastidiosi rumori di fondo dati a apparecchiature, dalle radio e dalle televisioni, o anche dal vociare dei propri familiari. In caso estremo si potrà adottare un microfono direzionale in sostituzione di quello standard del PC.

4. Ristrutturare la giornata distinguendo tra i momenti di lavoro e quelli della vita privata

Il tempo dedicato al lavoro dovrà esser ben definito e nettamente distinto da quello riservato alla vita privata. Qualche piccolo stratagemma può aiutare. Ad esempio, si può pensare di chiudere la porta dove è stata creata la postazione di lavoro per evidenziare che si sta proprio lavorando, si possono indossare delle cuffie, anche se non si partecipa ad alcuna conferenza, si possono indossare capi di abbigliamento più formali di un pigiama o di una tuta da ginnastica. Questo anche per rispetto nei riguardi dei possibili propri interlocutori.

5. Coinvolgere la famiglia

Se un tema di discussione legato allo smartworking è spesso il rapporto con il proprio capo, non bisogna dimenticare quello con la famiglia che deve comprendere che si sta lavorando da casa e quindi mentre lo si sta facendo, non si deve esser assolutamente coinvolti nelle faccende domestiche. Richieste quali "vai a buttare la spazzatura o fare la spesa" vanno gestite al di fuori del tempo stabilito per il lavoro, così come ogni altra richiesta proveniente dai componenti della famiglia. Per tale ragione occorre fissare un preciso orario di lavoro ed evidenziarne i momenti, anche per non esserne travolti cancellando la propria vita privata e familiare. Una nuova auto-disciplina indispensabile affinché lo smart working dia i risultati attesi.

Un indubbio vantaggio del nuovo scenario è che gli orari possono essere fissati a piacimento o in funzione delle proprie necessità, ma una volta stabiliti vanno assolutamente rispettati.

6. Pianificare il lavoro

L’essere più produttivi lavorando da casa non deriva necessariamente dal poter lavorare più a lungo, si tratta soprattutto di pianificare e organizzare meglio il proprio tempo. Alcune persone sono più produttive nelle prime ore del mattino, altre la sera. Una cosa utile può essere spezzettare la giornata in blocchetti e dedicare un’attività a ognuno di essi. Per esempio, potete decidere di tenere le call e rispondere alle email nel pomeriggio - se per voi è il momento meno produttivo della giornata – e tenere i progetti più divertenti per la fine della giornata, dedicando al mattino i compiti più delicati, se quelle sono le ore migliori per voi.

7. Concedersi delle pause

Lavorando a casa è possibile che il lavoro finisca con lo schiacciare la propria vita personale. Così come si farebbe se si fosse in ufficio, bisogna prendersi qualche pausa per un caffé o altre cose, magari per fare una telefonata di piacere o visitare qualche pagina su Internet di puro svago. Senza tuttavia farsene travolgere. La vita domestica non dovrebbe comunque mai essere una scorciatoia per abbandonare qualsiasi tipo di esercizio fisico che non deve mai mancare per mantenere una vita sana. E allo stesso modo, meglio non esagerare con pranzi e cene che potrebbero avere effetti deleteri sulla propria salute connessi alla vita super sedentaria indotta dall'utilizzo dell’ufficio casalingo.

8. Condividere ciò che funziona confrontandosi sistematicamente con colleghi e capi

Lavorare da casa può rappresentare una grande sfida per chi non lo ha mai fatto. Se qualcosa nella nuova routine funziona particolarmente bene, bisognerebbe comunicarlo ai colleghi che a loro volta potranno essere fornitori di preziosi suggerimenti: anche in questo caso sharing is caring.

La tecnologia è importante

“Quando in Citrix parliamo di lavorare smart, non intendiamo tanto il fatto di lavorare da casa o comunque da remoto” sottolinea Fabio Luinetti, Country manager di Citrix Italia “ma si tratta di un modo di lavorare abilitato senza dubbio da una tecnologia intelligente che permette di avere a disposizione tutte le risorse necessarie in uno spazio unificato, capace, grazie alle nuove funzionalità anche di organizzare i task e i carichi di lavoro. In questo senso il lavoro non è assolutamente o è sempre meno un luogo dove andare, ma qualcosa che si fa”

Ultima modifica ilMartedì, 24 Marzo 2020 12:03

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