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I 7 Errori da Evitare nell'Outsourcing dei Processi HR

I Consigli per Trarre i Massimi Benefici dall'adozione dell'Outsourcing per i processi HR scaturiti dall'analisi di ADP

ADP è indubbiamente il pioniere nell'adozione del Cloud Computing per l'erogazione dei servizi connessi alla gestione del personale. Forte di un portafoglio molto completo di soluzioni che vanno dalla parte amministrativa alla compilazione delle buste paga,per arrivare alla pianificazione delle carriere, alla valutazione dei Talenti si è affermata in molte parti del mondo, dove conta oltre 610.000 clienti. In Italia opera attualmente con 900 collaboratori distribuitii nelle sedi di Milano, Torino, Bologna, Roma e Bari che servono oltre 1.100 imprese.

Approfittando di questa posizione di assoluto primato, ADP ha condotto un'indagine finalizzata ad evitare gli errori più ricorrenti nell'adozione dell'Outsourcing per questo genere di servizi, così da agevolarne l'introduzione nelle aziende che si stanno avvicinando a queste soluzioni che offrono grandi opportunità in termini di efficienza e qualità.

In particolare, sono stati individuati 7 errori ricorrenti nella scelta per l’esternalizzazione dei processi HR, facilmente evitabili, se ben compresi e valutati:

  1. Fraintendere la vera natura del BPO. Il Business Process Outsourcing – BPO – viene spesso confuso con altre forme di Outsourcing. Talvolta accade quindi che il processo di esternalizzazione venga rivolto solo su alcuni elementi dell’infrastruttura IT o della gestione delle applicazioni, perdendo di vista il Business Case vero e proprio. Se non viene attuato alcun trasferimento di rischi e responsabilità non si tratta di BPO. E' pertanto importante che prima di scegliere il proprio fornitore, le aziende esaminino l’intero ventaglio di opzioni e si chiarirscano se necessitano semplicemente di nuovo software o, se avvalersi di un processo esterno che garantisca loro la gestione di tutti gli aspetti legati all’organizzazione e alla gestione delle risorse umane.
  2. Paura di perdere il controllo. L’idea di esternalizzare in ambito HR può creare incertezza all’interno dell'organizzazione: l’identità del fornitore al quale si affidano i processi e la sicurezza dei dati interni è certamente un aspetto chiave e la preoccupazione di perdere il controllo sulle informazioni sensibili è una preoccupazione che coinvolge il dipartimento HR a tutti i livelli. Tuttavia viene spesso sottovalutato che il BPO è in realtà in grado di creare un sistema migliore rispetto alla gestione interna. I fornitori di rilevanza mondiale dispongono di personale con costante formazione ed esperienza in fatto di trattamento dei dati, delle normative locali e della sicurezza delle informazioni, grazie a centri tecnologici di servizi, piani di ripristino in caso di disastro etc. La gestione affidata a un fornitore esterno è un servizio fornito, non un’operazione persa.
  3. Confondere la competenza umana con l’interfaccia di un computer. Diverse ricerche a livello mondiale indicano una prospettiva poco rassicurante per i dipendenti secondo la quale un giorno i computer gestiranno ogni aspetto del payroll senza bisogno della supervisione o delle competenze umane. Pur individuando nei servizi software che fanno uso del self-service e dell’automazione il futuro dei processi HR, gli strumenti informatici non riusciranno mai a sostituire completamente la competenza umana nella fornitura di HR e payroll. I migliori servizi BPO sono quelli che combinano conoscenze e competenze umane con le tecnologie d’avanguardia.
  4. Considerare il prezzo come unico fattore determinante dell’acquisto. Le Direzioni del Prsonale alle quali viene sempre più frequentemente richiesto di contribuire allo sviluppo del business, vedono nell’Outsourcing una soluzione interessante ed efficace per ridurre i costi di gestione. Questo, pur essendo un fattore fondamentale, non dovrebbe però essere considerato come l'unico parametro di scelta per l’esternalizzazione dei questi processi. La trasformazione in ambito HR deve concentrarsi anche sulla necessità di liberare tempo a disposizione dei dipendenti impiegandolo invece per la pianificazione strategica, la soddisfazione dei clienti, i processi decisionali e lo sviluppo delle competenze di base. Se la scelta di esternalizzare l’HR si fonda esclusivamente sul prezzo offerto non avrà benefici per il clienti interni sacrificando la qualità del servizio.
  5. Valutazione inadeguata del partner. Dalle analisi svolte da ADP è emerso che solo il 25% delle organizzazioni è soddisfatto delle soluzioni implementate; il 40% appare deluso dall’attuale partner di outsourcing a tal punto da considerare la sua sostituzione. Atteggiamento in parte spiegato dal fatto che le aziende investono poco tempo nella scelta del fornitore di servizi, mentre altre non adottano i giusti criteri di selezione. Come essere certi della propria scelta? I tre fattori chiave che determinano la qualità di un fornitore sono l’accuratezza, il livello generale di servizio e l’affidabilità. Eppure il 44% delle aziende non ritiene di ricevere questo tipo di servizio dall’attuale fornitore.
  6. Piano di transizione inadeguato. Alcune organizzazioni spinte dal desiderio di sbarazzarsi di un problema il prima possibile, si precipitano dal fornitore in grado di offrire i tempi di implementazione più brevi. Questo approccio difficilmente porta risultati positivi poiché è necessario prima identificare i problemi e i costi in collaborazione con il fornitore di BPO e solo successivamente concentrarsi sulla fornitura della soluzione e sul progetto del sistema. Assicurarsi di avere un piano adeguato per la transizione dei processi o il loro spostamento in siti offshore o esternalizzati è un aspetto molto importante.
  7. Termine affrettato di entrata in servizio. Una volta presa la decisione di esternalizzare HR e payroll, le aziende potrebbero cedere alla tentazione di attuarla il prima possibile. Tuttavia, affinché il BPO dell’HR si riveli di successo, richiede una pianificazione accurata, una gestione proattiva del cambiamento e una partnership stretta e collaborativa con il fornitore. Vale la pena infatti che le organizzazioni, nella fase che precede l’implementazione, si concedano il tempo per assicurarsi che il sistema di BPO scelto sia adatto all’azienda e sufficientemente solido per affrontare le sfide di business future.

Nicola UvaLa funzione HR all’interno delle aziende ha subito negli ultimi anni profonde trasformazioni – commenta Nicola Uva, Strategy & Marketing Director di ADP Italia - assumendo un ruolo sempre più attivo in cui i responsabili HR sono chiamati a promuovere processi innovativi che agiscono in modo determinante sullo sviluppo del business, dove il taglio dei costi non è più l’elemento principale. Prima di effettuare una scelta le aziende e i loro dipendenti devono assicurarsi di disporre delle informazioni giuste, di essere orientati dal business case, di individuare il giusto partner con competenze internazionali con il quale instaurare una relazione di fiducia, di essere pronti al cambiamento. Solo così l’HR potrà reagire con prontezza alle trasformazioni del mercato portando un miglioramento delle prestazioni aziendali a tutti i livelli”.

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